十四条 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。
十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
□ 公文处理程序
十六条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
(三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。 各单位收到急件时，应在天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
(五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
十七条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
(一)草拟公文的要求：
.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：一层为："一"，二层为"(一)"，
三层为""，四为"()"。
.不要滥用简称。月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。
审核的重点：
.是否需要行文。
.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。
.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
(三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。
(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。，
