表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
(二)称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
(三)正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。1.交代表扬的理由用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。2.指出行为的意义在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想，好风尚，好品德。
(四)结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。
(五)落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
【范文】
尊敬的xx医院领导：
您们好!
我是贵院住院部十五楼45床xx的家属，我代表xx及全家对十五楼全体护理人员表示诚挚的谢意。自今年五月我母亲住院以来，该病区的护士在护士长的带领下，视病人如亲人，每位护士技术精湛，态度和蔼。每天无微不至的照顾让我们很感动，只要一按铃，白衣天使就会来到病人面前，问寒问暖，真诚热情为患者解除痛苦，她们对工作认真负责，每天晚上都要来征询病人意见，我觉得贵院的医护人员对病人这种贴心的关怀太值得表扬了，也是现在病人及家属最重要的，这是一种为人民服务的精神，对此，我只能以这种方式对该病区的护士们予以表扬，我为贵院能培养出这样优秀的护理人员而感到骄傲，望院领导能将一个病人家属的感激之情予以转
