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湖南省中小学生学籍管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范中小学生学籍管理，提高新形势下基础教育科学管理水平，保障适龄儿童、少年受教育的权利，根据有关法律法规和教育部《中小学生学籍管理办法》(教基一〔2013〕7号)等规定，结合我省实际，制订本办法。
第二条 本办法适用于我省所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、基础教育特殊教育学校、工读学校(以下简称“学校”)和在这些学校就读的学生(以下简称“学生”)。
第二章 学籍建立
第三条 入学注册
(一)学生须在规定时间内到就读学校办理入学注册手续。
学校通过中小学生学籍信息管理系统(以下简称“管理系统”)将学生学籍信息上报学籍主管教育行政部门，经其审核通过后，管理系统以学生居民身份证号为基础自动为学生生成学籍号。学籍号实行一人一号，终身不变。
学生注册后，学校及学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内通过管理系统及时核准学生学籍信息。
本办法所称注册是指学生在学校注册表登录姓名，取得或核实学籍号。
(二)学生因特殊情况不能按期注册，其父母或者其他法定监护人应当持有关证明，在规定入学时间内到学校办理延期入学注册手续，延期时间不超过2周。
(三)义务教育阶段学生因故不能按期到就读学校办理入学注册又未办理延期入学注册手续的，由学校督促其入学；督促无效的，学校应报告学生户籍所在地或居住地的街道办事处或乡镇人民政府，由其责令学生父母或其他法定监护人送学生入学。
(四)普通高中学生未按期到就读学校办理入学注册又未办理延期入学手续的，除不可抗力等正当事由外，视为自动放弃入学资格。
(五)学校新生入学编班或其他情况需要重新编班的，应根据招生录取名册或学生注册花名册进行随机编班。
(六)凡年满六周岁(年龄截止日期原则上以当年8月31日为准，县级教育行政部门也可根据学位情况适当延迟至当年12月31日前)儿童依法注册入学。
第四条 学籍档案建立
(一)学生应分别在小学、初中、高中入学时填写由教育部统一制定的学生基本信息表。学校应在学生入学之日起1个月内完成学生基本信息采集工作。
(二)学生基本信息采集录入流程：
1.学校印发《湖南省中小学生基本信息表》(附件1)。
2.学生、父母或者其他法定监护人填写《湖南省中小学生基本信息表》，签字确认后交回学校。
3.学校负责将《湖南省中小学生基本信息表》录入管理系统。
4.学校将《湖南省中小学生基本信息表》打印下发给学生及其父母或者其他法定监护人再次签字确认，经班主任、教务处、学校校长分别核准后存档。
(三)各中小学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案，并逐步完善。学生个人学籍档案内容包括：
1.学生基本信息表及信息变动情况的证明材料;
2.学籍变动情况登记表及有关证明材料；
3.综合素质发展信息(学业考试及考查成绩、素质评价信息、奖惩信息，详见附件2、3)；
4.体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息表等；
5.享受资助信息；
6.教育行政部门规定的其他信息和材料。
(四)学生个人学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入管理系统管理，纸质档案由学校负责管理。
(五)学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管教育行政部门和学校应利用管理系统进行查重。学生及其父母或其他法定监护人应及时提供学生真实信息，配合学校建立学生学籍。
第五条 学生个人学籍档案由学生就读学校建立并实行“籍随人走”(特殊教育学校、工读学校和普通学校接收特殊教育学校学生随班就读、接收工读学校学生就读除外)。残疾程度较重、无法进入学校学习的学生，由承担送教服务的学校为其建立学籍。
第六条 进城务工人员随迁子女进入义务教育阶段学校，按照“以流入地为主，以公办学校为主”的原则，其父母或其他法定监护人可按照流入地学籍管理具体办法和工作流程，向流入地学籍主管教育行政部门提出申请，到所安排的学校就读，学校应按照与当地常住户籍人口子女同等待遇建立学籍。
第七条 学生父母或其他法定监护人提出修改学生基本信息的，凭《居民户口簿》或其他有效证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他有效证明文件复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管教育行政部门核准。
第三章 学籍变动
第八条 升学
(一)本条所指“升学”是指小学升入初中、初中升入普通高中。
(二)符合国家和省级教育行政部门招生规定的学生，其学籍转接按以下程序办理：
1.毕业学校按规定通过管理系统对学生进行毕业操作；初中毕业的还应报学校主管教育行政部门核办。
2.招生学校将正式招收学生名单通过管理系统报其学籍主管教育行政部门核办后，接转学生个人学籍档案。
3.招生学校应当以收到的学籍档案(含电子档案和纸质档案)为基础为学生接续档案，毕业学校应保留电子档案备份，同时保留第四条第三款1－4项的纸质档案复印件。
(三)办理升学学生学籍转接，相关学校及其学籍主管教育行政部门应当在每年9月1日前完成核办。凡不能在规定时间内按时办结的，学籍主管教育行政部门和学校要向学生父母或其他法定监护人、上一级学籍主管教育行政部门说明理由。若既未在规定时间内办结，又未说明理由的，上级教育行政部门应进行通报督办。
第九条 转学
(一)学生符合下列条件之一，可申请转学：
1.学生户籍随父母或其他法定监护人户籍迁移，新户籍所在地义务教育阶段学生不在原就读学校服务范围、普通高中学生不在原就读学校服务区域(即招生区域)的；
2.学生随父母或其他法定监护人实际居住地变更，变更后的居住地义务教育阶段学生不在原就读学校服务范围、普通高中学生不在原就读学校服务区域(即招生区域)的；
3.到工读学校就读等其他特殊原因确需转学的。
（二）转学规定。
1.转入学校如果学位已满，义务教育阶段由主管教育行政部门按相对就近入学原则合理安排，并责成接收学校按有关规定办理；普通高中按省级示范性高中转省级示范性高中或非省级示范性普通高中、非省级示范性高中互转、非省级示范性高中不能转省级示范性高中的原则合理安排。普通高中与其它类型学校转学按照升学当年招生录取线相当的原则进行。
2.学校不得接收未按规定办理转学手续的学生入学就读，不得强制学生转学；学生转学不得变更就读年级；原则上学生在各学段起始年级第一个学期、毕业年级最后一个学期、学期中途不得转学。
（三）转学申请及办理流程。
1.学生父母或其他法定监护人向转入学校或转入地教育行政部门提出申请，填写《湖南省中小学生转学申请表》(附件4)，并提供转学相关证明材料。
(1)收到申请的转入学校依据规定和学校学位等情况审核，同意接收的，转入学校通过管理系统上传学校盖章后的转学申请表及证明材料电子影像件，报其学籍主管教育行政部门核办；不同意的要说明理由，无正当理由不得拒收。
(2)收到申请的转入地教育行政部门依据规定和学校学位等情况核办，同意接收的要确定转入学校并将有关材料转至转入学校；不同意的应说明理由，无正当理由不得拒收。
2.转入学校学籍主管教育行政部门核办完成后，将学生名单发送至转出学校核办。
3.转出学校同意后，报其学籍主管教育行政部门核办；不同意的应说明理由，无正当理由不得拒绝。
4.转入学校获得其他三方同意信息后，通知学生报到入学，并通过管理系统调取学生学籍电子档案(管理系统同时通知转出学校)。
所有转学流程均通过管理系统完成核办。转入、转出学校和双方学校学籍主管教育行政部门自接到学生转学申请之日起应分别在10个工作日内完成核办。
(四)学生转学后，转入学校应当以收到的学籍档案(含电子档案和纸质档案)为基础为学生接续档案；转出学校应保留电子档案备份。转出学校按照与家长商定的方式，将学生的纸质学籍档案转出，保留纸质档案复印件，并通知转入学校。
(五)其他特殊情况转学，不受前款转学条件和学籍转接限制。
1.特殊教育学校学生到普通学校随班就读，或普通学校随班就读学生到特殊教育学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。
2.由普通学校到工读学校或者由工读学校到普通学校就读的学生，其学籍是否转入转出，由学校与学生父母或其他法定监护人商定。
3.学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续，并经学籍主管部门核准。回到境内后仍接受基础教育的，应接续原有学籍档案，学校根据实际情况与学生父母或其他法定监护人商定其就读年级。
第十条 休学、复学
(一)休学
1.学生有下列情况之一，可以申请休学：
(1)因病停课治疗时间占一学期总学时三分之一以上的；
(2)因事一学期内连续请假时间超过学期总学时三分之一以上的；
(3)应征入伍的。
2.申请休学办理流程：
(1)学生父母或其他法定监护人申请，填写《湖南省中小学生休学申请表》(附件5)，因病假办理休学手续，需提供二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院诊断证明(含检验检查报告单)；因事假办理休学手续，需提供社区居委会、村委会或其他相关证明材料；应征入伍的凭县级人民武装部入伍通知书办理。
(2)学校核准签章，上传签章后的休学申请表及证明材料电子影像件，报学校学籍主管教育行政部门。
(3)学校学籍主管教育行政部门通过管理系统登记。
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
3.对疑似患有严重精神疾病或传染性疾病的学生，学校应建议其父母或其他法定监护人送其到二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院诊断。诊断结果建议休学治疗的，学生父母或其他法定监护人应为其提出休学申请，学校应劝其休学。学生父母或其他法定监护人不对其进行诊断或应休学治疗而不休学治疗的，学校应当将相关情况通报相关单位或部门，由相关单位或部门依法处理。
4.因病因事休学期满仍不能复学的，需办理休学延期手续，办理程序与办理休学相同。
5.学生休学每次原则上应休满一学年，特殊情况需提前复学的，休学不得少于一个学期。休学原则上每学段不超过两次，义务教育阶段学生因特殊原因可适当增加休学次数，直至年满16周岁止(特殊教育学校学生除外)。应征入伍的休学年限以服役期为准。
6.学生休学期间保留学籍。
(二)复学
1.学生有下列情况之一，可以申请复学：
(1)因病休学病愈的；
(2)因事休学期满的；
(3)因服役休学期满的。
2.申请复学办理流程：
(1)学生休学期满或休学期间要求提前复学的，学生父母或其他法定监护人应为其提出复学申请，填写《湖南省中小学生复学申请表》(附件6)。因病休学的，申请复学时需提供二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院病愈诊断证明(含检验检查报告单)；因事休学申请复学需提供社区居委会、村委会或其他相关证明材料；因服役休学，期满后提供退伍证明，可在退伍后秋季或春季学期申请复学。
(2)学校核准签章，上传签章后的复学申请表及证明材料电子影像件，报学校学籍主管教育行政部门。
(3)学校学籍主管教育行政部门核准同意后，即可复学。
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
3.义务教育阶段学生休学期满，未再次办理休学申请，又不复学的，由学校及时督促学生复学，督促无效的由学校报告当地街道办事处或乡镇人民政府责令其父母或其他法定监护人送学生复学。
4.学生复学时原则上安排到其下一级(“级”是指学段初始入学年份，如2014年秋季开学入学的小学一年级为2014级小学生)就读(两次及两次以上休学的学生复学时依此类推)；提前复学的学生，安排在本级或下一级就读，由学生父母或其他法定监护人与学校共同商定。
第十一条 退学、辍学
(一)退学
1.义务教育阶段学生不得退学。
2.普通高中学生有下列情形之一的，可申请退学：
(1)因患不能治愈的重症或患严重的精神疾病、传染性疾病已休学两年，仍不能坚持或不宜继续在校学习的(须附二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院证明，含检验检查报告单)；
(2)在学习期间因意外伤害性事故导致严重的智力障碍或生活不能自理的(须有二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院证明)；
(3)其他原因申请退学的。
3.普通高中学生申请退学办理流程：
(1)学生父母或其他法定监护人向学校提出学生退学申请，填写《湖南省普通高中学生退学申请表》(附件7)，并提供相关证明材料；
(2)学校核准签章，上传学校签章后的退学申请表及证明材料电子影像件，报学校学籍主管教育行政部门；
(3)学校学籍主管教育行政部门核办。
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
4.普通高中学生退学后，需要再读普通高中的，应按再读当年当地普通高中阶段招生政策重新录取，重新取得学籍。
(二)辍学
1.义务教育阶段学生有下列情形之一，视为辍学：
(1)已到法定入学政策年龄但未入学，又未办理延期入学手续的；
(2)学生休学期满，未再次办理休学手续，又未复学的；
(3)未经请假批准无故旷课，或未办理转学、休学手续，连续一周以上未到校上课的。
2.义务教育阶段辍学学生，按以下办法处理：
(1)学校应依法督促学生父母或其他法定监护人送适龄儿童少年接受义务教育；
(2)学校劝学无果的，应及时书面报告当地街道办事处或乡镇人民政府，依法督促其入学；
(3)劝学无效的，学校应填写《湖南省中小学生辍学情况登记表》(附件8)和《湖南省外来人员子女义务教育学生辍学情况登记表》(附件9)，报当地街道办事处或乡镇人民政府以及学校学籍主管教育行政部门，责令其父母或其他法定监护人改正。辍学学生户籍不在学校服务区域内的，就读学校的学籍主管教育行政部门应于每学期末将辍学学生学籍档案转交学生户籍所在地学籍主管教育行政部门。
3.学校在义务教育年限内为辍学学生保留学籍，并利用管理系统进行管理。
4.普通高中有下列情形之一，视为辍学：
(1)未办理退学、转学、休学和请假手续，一个学期连续150课时或累计200课时未到校上课的(课时量计算以课程计划为准)；
(2)休学期满未重新办理休学手续，逾期1个月未到校上课的。
普通高中学校每学期开学后应填写《湖南省中小学生辍学情况登记表》，报学籍主管教育行政部门核准后取消辍学学生学籍。
5.普通高中辍学学生，需要再就读普通高中的，应按再读当年当地高中阶段招生政策重新录取，重新取得学籍。
第十二条 留级、跳级
(一)留级。高中非毕业年级学生未修满规定学分或因其他特殊情况造成学习困难要求留级的，在学年结束时，其父母或其他法定监护人可申请留级。
(二)跳级。德、智、体、美诸方面特别优秀，经学校测试具备超前学习知识基础和学习能力的学生，可申请跳级。
(三)申请留级、跳级办理流程：
1.学生父母或其他法定监护人向学校提出申请，填写《湖南省中小学生留级、跳级申请表》(附件10)；
2.学校核准签章，在管理系统上传学校签章的申请表电子影像件；
3.学校学籍主管教育行政部门核准同意后，准予留级或跳级。
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
(四)义务教育阶段学生、高中三年级学生不得留级。留级、跳级不能跨学段，且限于本校范围。高中学校留级学生比例不得超过本年级学生总数的2%。学生留级原则上只能留级一次。
第十三条 被司法机关依法处理的学生，其学籍应按下列办法处理：
(一)在校学生因犯罪被人民法院判处刑罚的，叛决生效后取消其学籍。
(二)服刑期满未完成义务教育的未成年人，应当继续到学校接受义务教育，学生户籍所在地教育行政部门应按就近入学原则，安排就读学校，恢复其学籍，保障其完成义务教育；未完成高中教育需再就读普通高中的，应按再读当年当地高中阶段招生政策重新录取，重新取得学籍。
第十四条 在校学生死亡，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过管理系统上传相关证明材料影印件，报学籍主管教育行政部门核实后注销其学籍。
第十五条 每学年开学初一个月内，学校应汇总上一学年度在校学生学籍变动情况，报学籍主管教育行政部门备案。
第四章 评价与奖惩
第十六条 评价
(一)学校应客观记录学生成长过程并实施综合素质评价。综合素质评价应充分反映学生在德智体美等各方面身心发展情况，在班级、学校以及家庭、社区中的表现等。
(二)学生综合素质评价应坚持下列原则：
1.客观性原则。学生综合素质评价应客观、真实、全面、实事求是，不得弄虚作假。
2.民主性原则。综合素质评价应由学生本人、班级同学、任课教师、社区(乡镇、街道)、家长等各方面人员共同进行。
3.发展性原则。综合素质评价应充分考虑学生的年龄特点，以肯定成绩、进步等鼓励性评价为主，促进学生发展。
4.导向性原则。综合素质评价应根据学生个性特征、潜能，结合成长阶段，提出教育建议。
(三)学生综合素质评价应载入学生成长和综合素质评价手册。手册仅限于学生本人、学生父母或其他法定监护人、班主任掌握和使用。班级同学、任课教师、社区(乡镇、街道)对学生的评价，由班主任负责载入评价手册。综合素质评价每学期评价一次，毕业年级下学期应对学生进行学段整体性评价。
第十七条 奖励
(一)各级教育行政部门、学校(以下简称奖励单位)应当对全面发展或在某一方面表现突出的学生，给予表彰奖励。
(二)表彰奖励的类型包括口头表扬、书面表彰、授予荣誉称号等。
(三)对学生进行口头表扬，由教师和其他教育工作者在教育教学活动中随机进行，在重大场合正式对学生进行口头表彰须单位集体研究决定；对学生进行书面表彰，由表彰单位集体研究决定；授予学生荣誉称号，需经民主评议推选、会议讨论、张榜公示等程序，由授予单位集体研究决定，上一级奖项须在下一级相应奖项中产生；对于有特殊事迹的学生授予荣誉称号，由授予单位集体研究决定。
(四)学校应当真实完整地将学生的书面表彰、授予荣誉称号等奖励情况记入学生纸质档案和电子档案。
第十八条 处分
(一)学校对违反国家相关法律法规、国务院教育行政部门颁布的《中小学生行为守则》(以下简称《守则》)和《中小学生日常行为规范》(以下简称《规范》)及校纪校规的学生，应当给予处分。
(二)处分的类型及适用情形：
1.口头批评。适用于偶尔违反《守则》和《规范》及校纪校规的学生。
2.警告。适用于多次违反《守则》和《规范》及校纪校规的学生。
3.严重警告。适用于违反《守则》和《规范》及校纪校规，对他人造成不良后果，并在一定范围内造成不良影响的学生。
4.记过。适用于违反《守则》和《规范》及校纪校规，对他人造成一定伤害，并在全校范围内造成不良影响的学生。
5.留校察看。适用于违反《守则》和《规范》及校纪校规，对他人造成较大伤害，或者屡教不改，严重干扰了他人学习和生活的学生。
6.开除学籍。适用于触犯了法律，对他人造成严重伤害，或严重违反《守则》和《规范》及校纪校规，不宜继续留在学校学习的学生。
留校察看、开除学籍只适用于普通高中在校学生。
(三)给予学生处分应遵循下列原则和程序：
1.给予学生处分应坚持实事求是的原则，做到事实清楚、依据充分、程序到位、处分适当。
2.口头批评应遵循教育性原则，既指出学生错误事实，又不能对学生使用谩骂、歧视、侮辱、讽刺甚至威胁等语言，批评的语言应符合文明规范。口头批评由教育教学各环节的组织实施者在相关活动过程中及时提出。
3.给予警告以上处分，学校对学生作出处分决定前，应与学生父母或其他法定监护人进行沟通，处分须经校务会议或行政扩大会议讨论通过，并履行以下程序：
(1)班主任提出处分建议，并据实反映学生的错误事实；
(2)校务委员会或行政会议就学生处分问题成立有学校职能部门、教师、家长委员会代表组成的专项核查小组，核实学生违纪事实，并提出处分建议；
(3)召开校务委员会或行政会议，讨论给予学生处分的意见，作出拟处分决定；
(4)学校将拟处分意见告知学生本人及其父母或其他法定监护人；对拟处分意见有异议的，学生及其父母或其他法定监护人在接到通知10天内向学校提出申辩；
(5)校务委员会或行政会议就学生及其父母或其他法定监护人的申辩进行讨论，作出处分决定；
(6)高中阶段开除学生学籍的处分，须经学校学籍主管教育行政部门核准。
(四)对学生给予警告以上处分，学校应在全校范围内，且仅限于校园范围内张榜公告，不得以任何形式在学校网站或者互联网上发布。
凡给予警告以上处分的学生，其处分决定应置入学生档案。
(五)处分的撤销。学校应坚持教育性原则，加强对受处分学生的帮助教育，不得歧视。对受警告、严重警告、记过、留校察看处分的学生，处分期满一学期后，如学生违反《守则》和《规范》及校纪校规的情形得到改正，学校应撤销其处分。撤销处分的程序与给予处分的程序一致。
处分撤销后，应将处分决定从学生档案中撤出，并从管理系统中删除学生处分记录；处分决定和撤销处分决定有关材料由学校存档。
(六)开除学籍的高中学生需要再就读高中的，应按再读当年当地高中阶段招生政策重新录取，重新取得学籍。
(七)学生及其父母或其他法定监护人对学校作出的处分决定不服的，可在收到正式通知10个工作日内，向学校提出申诉，学校需在10个工作日内给予答复。对学校作出的答复仍不服的，可在接到正式通知10日内向学校学籍主管教育行政部门提出申诉。
第五章 毕业、结业、肄业
第十九条 普通学生毕业标准
(一)小学学生修满规定年限，准予毕业。
(二)初中学生修满规定年限，毕业学业考试成绩和综合素质评价合格(具体科目、标准由市州教育行政部门确定，下同)，准予毕业。
(三)普通高中在籍学生同时达到下述3项要求者，准予毕业：
1.综合素质评价合格；
2.修满144个学分(其中必修116个学分，选修28个学分)；
3.学业水平考试(含省级统考科目、考查科目)成绩各科及格(60分以上，含补考)。
第二十条 “三类”残疾(视力、听力言语、智力障碍)学生毕业标准
(一)小学学生修满规定年限，准予毕业。
(二)初中、普通高中学生由学生家长或其他法定监护人与学校共同商定，在以下两种毕业考试方式中选择一种：
1.参加初中或普通高中毕业学业水平考试，考试(考查)成绩和综合素质评价合格的，发给普通初、高中毕业证书，考试(考查)时，学生可根据残疾类型申请免试相关科目；
2.参加由学校自行组织的考试(考查)，其成绩和综合素质评价合格的，发给特殊教育初、高中毕业证书。
第二十一条 结业
(一)初中学生修满规定年限未达到毕业标准由学校发给结业证书。
持结业证书的学生，满足下列条件之一的，可持结业证书到原发证学校申请换发毕业证书：
1.凡因学业考试成绩不合格未颁发毕业证书的学生，原考试成绩3年内有效，学生3年内参加由原学校组织的补考，补考合格的可换发毕业证书；
2.凡因综合素质评价不合格未颁发毕业证书的学生，毕业一年后应由学生现就读的教育机构、工作单位或者社区(街道、乡镇)提供综合素质评价证明给原毕业学校，原毕业学校认定合格的可换发毕业证书。
(二)高中在校修业期满未达到毕业标准的学生，准予结业，由学校发给结业证书。
持结业证书的学生，满足下列条件之一的，可持结业证书到原发证学校申请换发毕业证书：
1.凡因学业水平考试、考查科目成绩不合格未颁发毕业证书的学生，原考试成绩3年内有效，学生3年内参加全省统一的学业水平相应科目考试，合格者可换发毕业证书；
2.凡因综合素质评价不合格未颁发毕业证书的学生，毕业一年后应由学生新的就读学校、工作单位或者社区(街道、乡镇)提供综合素质评价证明给原毕业学校，原毕业学校认定合格的可换发毕业证书；
3.凡因未修满144个规定学分未颁发毕业证书的学生，可由学生补修学校提供学分证明，达到规定学分的可换发毕业证书。
换发毕业证书程序与毕业证书发放程序一致。
第二十二条 肄业
普通高中在校学生未修满规定年限，本人申请，经批准同意退学的学生，准予肄业，学校可发给肄业证书。
第二十三条 毕业、结业、肄业证书发放
(一)毕业、结业、肄业证书由省教育行政部门统一规格和样式(附件11－17)；证书编号编制规则另行制订。
(二)小学毕业证书由县级教育行政部门统一监制(印制)，加盖县级“小学毕业证书专用章(钢印)”和毕业学校印章及校长私章后生效。
(三)初中毕业、结业证书由市州教育行政部门监制，县级教育行政部门统一印制，加盖市州“初中毕业证书专用章(钢印，市州教育行政部门可委托县级教育行政部门验印)”和毕业、结业学校印章及校长私章后生效。
(四)普通高中毕业、结业、肄业证书由省级教育行政部门监制，市州教育行政部门统一印制，加盖“湖南省普通高中毕业(结业、肄业)证书专用章(钢印，省教育行政部门委托市州教育行政部门验印)”和毕业(结业、肄业)学校印章及校长私章后生效。
(五)省教育行政部门建立中小学毕业(结业、肄业)学生信息查询系统。
(六)毕业、结业和肄业证书均由学校在学生离校前按规定发放。
第二十四条 毕业、结业、肄业证书遗失不能补发，只能由学校根据学生档案开具相应学历证明书(附件18)，经原毕业、结业、肄业证书验印机关验印(钢印)后生效。学历证明书原则上只开具一次。
第六章 学籍管理职能
第二十五条 学籍管理体制
(一)学生学籍管理实行全省统筹、分级负责、属地管理、学校实施的管理体制。
(二)学籍管理具体工作按照直管原则和属地管理原则进行管理。
1.直管原则：政府举办的学校，由同级教育行政部门直接管理；上一级政府部门举办的学校，上一级教育行政部门也可委托下一级教育行政部门管理。
2.属地管理原则：企事业单位、社会团体、公民个人以及其他组织依法举办的学校，其学籍管理实行属地管理，即义务教育学校由所在地县级教育行政部门管理；普通高中举办地在县域内的由县级教育行政部门管理，在城市区的，可由其所在区教育行政部门管理，也可由市州教育行政部门管理。
第二十六条 学籍管理职能
(一)省级教育行政部门负责统筹全省学生学籍管理工作，制订学籍管理办法，指导、监督、检查本行政区域内各地和学校学生学籍管理工作；按照国家要求建设电子学籍系统运行环境和学生数据库，加强管理系统的建设维护，确保正常运行和数据交换；管理或委托市州教育行政部门管理省人民政府举办学校。
(二)市州教育行政部门负责指导、督促、检查所属县级教育行政部门认真落实国家和省关于学生学籍管理的各项规定和要求；作为学籍主管部门负责其直管学校，以及受上级教育行政部门委托的学校学籍管理工作，并应用管理系统进行相应管理；管理或委托县级教育行政部门管理市州人民政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的学校；管理上级教育行政部门委托管理的学校。
(三)县级教育行政部门具体负责本行政区域内学校学生的学籍管理工作；作为学籍主管部门负责其直管学校，以及受上级教育行政部门委托的义务教育学校学籍管理工作，并应用管理系统进行相应管理；督促学校做好学生学籍的日常管理工作。
(四)学校(乡镇中心校)负责本校学生学籍档案的管理，做好学籍信息采集、汇总、校验、上报，应用管理系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。
(五)班主任是班级学生的学籍管理负责人，在学校统筹下负责本班学生的学籍管理工作。
第二十七条 各级教育行政部门基础教育业务主管部门是同级教育行政部门的学籍管理部门，学校教务部门负责本校学生的学籍管理工作，教育行政部门和学校均应配备专职或兼职学籍管理人员。
第七章 学籍管理规范
第二十八条 学籍管理人员应具备下列条件：
1.作风正派，廉洁奉公；
2.学习掌握国家学籍管理政策和我省相关规定，熟悉学籍管理各环节基本要求；
3.熟悉掌握管理系统的技术要求，并能熟练使用；
4.经过相关业务培训；
5.学籍管理员应保持相对稳定，学校应依据其工作职责和任务计算工作量。各级学籍管理员的基本信息须报送上一级教育行政部门备案。
第二十九条 市州、县级教育行政部门和学校应当建立专门的学籍档案室，为学籍管理提供必要的保障条件,包括学籍管理专用电脑、扫描仪、数码相机或高清摄像头等设备，完善管理制度，建立工作机制，安排必要的工作经费，保证设备的正常维护和升级。
第三十条 全省使用管理系统对学生学籍进行管理，并以管理系统为基础，逐步补充完善省、市州、县级的管理功能。
学籍信息采集点国家有规定的，以国家规定为准；国家未做规定的，以本办法规定为准。
第三十一条 学籍管理信息出现异常，包括招生计划异常、招生区域异常、学籍异动异常、学生数据修改异常等，教育行政部门和学校应启动特别监管程序，对异常情况、出现的原因、事实进行核实，并视情况作出相应处理和纠正。
第三十二条 学籍档案管理
(一)学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案(含电子档案和纸质档案)，或按相关规定办理。
(二)学校合并的，其学籍档案移交并入的学校管理。
(三)学校撤销的，其学籍档案移交学校学籍主管部门指定的单位管理。
(四)学生电子学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业(结业、肄业)时，学校应及时更新电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管教育行政部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。
第三十三条 学籍管理实行“谁办理、谁负责”，“谁批准、谁负责”的责任制度和责任追究制度。
(一)各级教育行政部门和学校学籍管理人员要在职责范围内切实履行职责，不失职渎职、不滥用职权、不越权。
(二)各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度。非经学籍主管教育行政部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。
(三)学籍主管教育行政部门违反本办法规定，由上一级学籍主管教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。
(四)学校违反本办法规定，有下列情形之一的，由学籍主管教育行政部门责令改正；情节严重的，依法追究负责人和相关人员责任：
1.不为已接收学生建立学籍档案的；
2.以虚假信息建立学籍或学籍档案的；
3.不及时将学籍变动信息纳入学籍档案的；
4.不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；
5.接收学生不为其办理转学手续的；
6.不按规定为学生转接学籍档案的；
7.泄露或非法使用学生学籍信息的；
8.擅自更改或处理学生学籍信息的；
9.违反本办法规定的其他行为。
第八章 附则
第三十四条 学校的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本办法执行。
第三十五条 各地可根据有关法律法规和本办法规定，制定具体操作细则。
第三十六条 本办法自公布之日起施行。原有关中小学学籍管理规定与本办法不一致的，以本办法规定为准。
